無紙化辦公是指在不用紙張辦公,在無紙化辦公環境中進行的一種工作方式,無紙化辦公需要硬件、軟件與通信網絡協力才能達到的辦公體驗。今天小編就結合實際例子來說無紙化辦公帶來什么樣的感觸。

久旺電子在去年開始在網上物色OA系統,期間和幾個主流的OA公司有做了一定的溝通,實現的功能大同小異,界面好壞因個人喜歡而定這個不好做評價,但是對于一般的中小企業,市面上前十的OA系統公司都是可以選擇的,其實最關鍵的環節在于后期怎樣讓員工迅速適應新的實物,以及整個公司的規章流程怎樣適應新的事物,實際上在線束加工廠家中無紙化辦公會遇到哪些問題,請看以下。

無紙化辦公的便利

可遠程控制

之前我們的員工會遇到這樣的狀況,調休單需要領導簽字在月中之前一定要上交,如果超出時限就算請假。這個時候領導也不可能立馬趕回來,自從走了流程之后,這些都可迎刃而解。而且像一般的線束加工廠家的流程比較復雜,訂單下單需要走訂單審批流程,要是流程經過冗長的會議或者出差,這個時候有OA系統的話就要方便的多,只要在手機上審核通過就可以了,很大程度上節約流程進行時間,提高了工作效率。

流程梳理

在團隊工作中,最忌諱的是職責不明,界限不明,這個事情你做也可以,我做也可以,最后誰也沒有,這樣情況在公司中肯定是有的吧。當走了規定化流程之后,流程的每一個步驟都被規劃,責任分配更加明細和透明化。真正定制流程的過程中就發現,很多事情的實施人并沒有很明確,這些問題其實平常在工作實施中久旺電子就有所發現,借著這個機會正好可以梳理改善,不光是線束加工廠家需要借鑒,可能對其他行業也有一定借鑒意義。

規劃時間

國外的客戶交流絕大多數習慣使用郵箱,相對于口頭交流或者電話溝通,郵件溝通反而更有效果,但多項事情同向進行難免有點混亂,而且追蹤不到進程,OA系統使用最大的心得體驗就是知道我們的流程走到哪一步了,比如久旺電子需要走訂單審批流程,經過生產計劃再由業務審核之后,到最后根本不知道流程走到哪了,有可能最后還得重來。但是如果我們知道進度在哪的話,首先我們可以合理安排自己時間,第二個我們也可以提醒對方,第三個也可以知道流程經常卡在哪里,需要做出什么樣的改進。

無紙化辦公的缺點

但是我們一路實施過來也遇到過很多問題,首先是公司的人傾向于傳統辦公方式,一下接受不了無紙化辦公,而且需要對所有的員工進行統一化培訓,時間和精力上都需要公司承擔,甚至有人覺得打印出來的紙質要有安全感和動力,電子版的流程實在不習慣,對于這些我們一直在慢慢磨合,公司內部多加宣傳,把員工的平常溝通交流引導到OA系統上這樣效果好的多;后期維護也是需要成本的,公司的流程不是一成不變的,總會有這樣那樣的改動,溝通成本較大;還有一個問題就是有的流程走下來需要上交財務,但是財務并不接受電子文檔證明,這也是問題點之一。

無紙化辦公已經實施幾個月,總體下來是利大于弊,一個企業或者事物的發展一定需要經過創新的,久旺一直在前進的道路上奮斗著。

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